Quando analizziamo la nostra gestione del tempo, possiamo essere tentati di pensare che saremmo molto più efficaci se gli altri non disturbassero la nostra concentrazione. Questo è in parte vero e ci sono molti modi per proteggere la nostra efficacia limitando le interruzioni dei nostri colleghi.
Spesso dimentichiamo però di considerare l'altra faccia della medaglia, ovvero la parte positiva. Perché gli altri possono anche aiutarci a risparmiare tempo. Un sacco di tempo.
Ce ne parla in questo articolo Pascale Bélorgey - Manager dell’offerta formativa Efficacia Professionale in Cegos.
Gli effetti della delega
La delega non è un’azione limitata ai dirigenti. Tutti noi possiamo delegare interamente o in parte un compito o un progetto a colleghi del nostro stesso team o a esterni. Solo un volta superati i nostri pregiudizi verso la delega, essa diventa effettivamente applicabile. Tuttavia, quando ci viene affidato un compito, tendiamo a pianificare e impostare la sua realizzazione senza domandarci chi sarebbe in grado di darci un aiuto prezioso.
Delegare implica che bisogna pensare prima a "Chi” e solo successivamente a "Quando". Chi altro svolgerebbe questo compito in modo più veloce ed efficace? Chi ama particolarmente questo genere di attività e sarebbe felice di occuparsene? Di quale parte del progetto si può occupare? Chi nel team o all'esterno ha competenze complementari alle nostre e quindi ci aiuterebbe a essere più produttivi? Chi potrebbe alleggerire i nostri compiti quotidiani e permetterci di dedicare tutto il tempo necessario a nuove sfide?
Una volta identificata la risorsa che fa al caso nostro, è necessario contattarla al più presto. Sarebbe frustrante sentirsi dire "Che peccato! Avrei voluto occuparmene ma con così poco preavviso non riesco a liberare l’agenda".
Anche la forma è importante. Il delegato apprezzerà l’importanza del compito assegnato e si sentirà lusingato per essere stato scelto, in quanto magari più competente di altri nell’ambito richiesto. Ciò è una fonte di motivazione molto importante.
Infine, i limiti della delega devono essere chiari. Quali sono le tempistiche e i risultati attesi? Come ci si dividerà il lavoro? Chi verificherà il lavoro svolto?
La richiesta di aiuto in caso di “blocco”
Non è sempre facile chiedere aiuto. Cosa penseranno gli altri delle nostre capacità e della nostra intelligenza se non sappiamo risolvere un problema da soli? Accade quindi di sprecare ore nel tentativo di sciogliere i nodi del nostro cervello oppure ci ostiniamo a ritardare il momento in cui la situazione andrà affrontata.
Inoltre, per esporre una situazione complessa a un orecchio attento, ci si trova necessariamente a dover semplificare. Le domande del nostro interlocutore evidenziano i punti salienti e ci aiutano a formalizzare il nostro obiettivo, delineandolo chiaramente nella nostra mente. L’empatia che il nostro collaboratore può dimostrare verso la difficoltà del compito ci rassicura sulle nostre capacità intellettuali: non siamo stupidi, è il problema ad essere complesso! È sufficiente questo, il più delle volte, a sbloccare il nostro cervello.
In altri casi, si tratta semplicemente di richiedere un know-how che noi non possediamo. Il collega che abbiamo chiamato in soccorso, lungi dal giudicare noi, avrà l’opportunità di valorizzare le sue capacità e noi avremo una preziosa occasione di imparare direttamente da un esperto.
Ma attenzione ad essere molto chiari nelle richieste: districare un problema richiede che il nostro collaboratore ascolti perfettamente e non si limiti a dare risposte preconfezionate: deve infatti impiegare quelle skills che noi non possediamo e di cui abbiamo bisogno.
Infine, affinché le nostre richieste di assistenza siano sensate, devono rispettare gli impegni del nostro collega: è meglio non pretendere con insistenza e rivolgergli la stessa domanda tre volte!
Richiedere un feedback
La richiesta di feedback può avere due obiettivi:
- uno operativo: conoscere il parere dei collaboratori che stimiamo circa un progetto ancora abbozzato. In questa fase, gli eventuali consigli di integrazione e di modifica sono ancora facilmente applicabili rispetto ad un progetto già finalizzato. I collaboratori ci aiutano a prendere decisioni eque e a produrre risultati migliori rispetto ad un lavoro eseguito individualmente.
- uno di performance: possiamo chiedere ai nostri colleghi di valutare una performance al fine di ottenere un miglioramento. Ad esempio: migliorare l’efficacia e il coinvolgimento delle riunioni, perfezionare la stesura di relazioni o e-mail, migliorare le relazioni con gli altri, ecc.
In entrambi i casi è necessario prepararsi mentalmente ad accogliere le critiche e suggerimenti dei nostri "feedbackers". È importante ringraziarli adeguatamente per il tempo impiegato ad aiutarci, e valorizzare sempre il contributo dei loro suggerimenti
Precauzioni d'uso
Quando sperimentiamo delle situazioni nuove e cerchiamo di apprendere nuove competenze, possiamo essere scoraggiati dalle troppe critiche. Per evitare ciò, un consiglio è quello di mettere dei paletti alle richieste, ad esempio: "Se dovessi migliorare una priorità, quale sarebbe?". Possiamo inoltre chiedere, se il nostro interlocutore non ha già provveduto, quali sono i nostri punti di forza e quello che ha apprezzato di più nel nostro progetto.
Ovviamente, se da un lato questi 3 elementi possono farci risparmiare molto tempo, dall’altro ne sottraggono ai collaboratori a cui abbiamo chiesto supporto. Se ben gestiti, però, tali strumenti garantiscono un equilibrio positivo tra le parti e danno la possibilità di creare e crescere insieme.
Per approfondire le tematiche trattate, consulta il corso Cegos "La delega e l'arte della responsabilizzazione" e il corso "Manager: saper dare feedback".
Per ulteriori corsi relativi alla gestione dei collaboratori, consulta l'area People management.
