Organizzare e gestire riunioni realmente efficaci

Di | 27 giugno 2017

Gestire in maniera costruttiva una riunione è un’arte spesso poco compresa e ancor meno valorizzata.

Ci sono alcuni comuni errori manageriali da evitare:

  • Pensare che sia sufficiente aver chiari i contenuti tecnici
  • Confondere le diverse tipologie di riunione
  • Non progettare ma improvvisare
  • Dimenticare che la riunione è un mezzo e che la sua impostazione dipende dunque dal fine

Le riunioni vanno dunque ben gestite ma, ancor prima, ben preparate.

gestione riunioni

Come preparare la riunione

  • Accertatevi che la riunione corrisponda a un’esigenza reale
  • Chiaritene lo scopo
  • Definitene la tipologia, selezionatene la durata, il perimetro dei contenuti, i punti chiave e il metodo di gestione
  • Scegliete chi devono essere i partecipanti, identificate le persone che possono prendere decisioni, differenziandole da chi deve solo portare contributi
  • Predisponete le eventuali presentazioni e documentazione

Come gestire la riunione

È necessario svolgere alcune azioni chiave, declinandole chiaramente in riferimento a tre fasi: apertura, corpus centrale, conclusione.

Apertura

  • Chiarite l’ambito del meeting, comunicando: contesto, obiettivi, durata, ruoli nella riunione, regole di base, fasi e metodi, responsabile del report finale, eventi successivi
  • Create il giusto clima relazionale, nel rispetto delle dinamiche del gruppo

Corpus centrale

  • Guidate i partecipanti nel contribuire coerentemente con le premesse date in apertura
  • Riportate l’attenzione sugli obiettivi se la discussione devia, regolando eventuali tensioni
  • Riformulate e riepilogate i punti trattati
  • Evidenziate i progressi del gruppo
  • Non usate mai le riunioni come un palco per le vostre narrazioni

 Conclusione

  • Ricordate gli obiettivi del meeting prima di evidenziate i risultati ottenuti
  • Convalidate le decisioni e fate in modo che i partecipanti comprendano gli impegni eventualmente presi. Chi farà cosa? Come? Quando?
  • Pianificate il sistema di azioni da portare avanti
  • Fate valutare al gruppo risultato e modalità di lavoro e concludete ringraziando i partecipanti

 


 

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