To-do-list, agenda, promemoria... Ci piace tanto ma al tempo stesso la odiamo. È fonte di gratificazione quando ammiriamo il lavoro svolto a fine giornata ma ci causa anche grande frustrazione quando ci rendiamo conto che non riusciremo mai a completare la nostra lista nei tempi prefissati a causa del tanto lavoro. Come uscire da questa situazione? Pascale Bélorgey, consulente Cegos Francia, ci illustra 5 consigli per sfruttare i vantaggi della to-do-list senza imbattersi nelle sue trappole.
La rilevanza delle priorità
La maggior parte delle volte la to-do-list acquisisce le sembianze di una lista della spesa. Tutto viene “appiattito”, ogni voce della lista è uguale all'altra. Tuttavia, abbiamo compiti da svolgere molto più rilevanti di altri. La prima trappola della to-do-list è proprio questa: il suo invito a realizzare prima i piccoli compiti non rilevanti, molto più veloci da eseguire rispetto a quelli più complessi, articolati e spesso anche più importanti. Siamo spinti dal desiderio di spuntare velocemente più voci possibili della nostra lista, senza pensare che così rischiamo di aumentare la nostra frustrazione a fine giornata, quando realizziamo che l'essenziale non è stato fatto.
Un buon modo per risolvere questo inconveniente è disegnare 2 assi della matrice, urgenti e importanti, quindi organizzare i nostri compiti nei 4 quadranti. Non potremo faremo tutto in un giorno, ma così capiremo come organizzare le nostre priorità. Questa matrice ci aiuta a dividere ciò che dobbiamo fare oggi a tutti i costi da ciò che possiamo pianificare o posticipare. Più che una to-do-list, la matrice delle priorità è uno strumento di anticipazione. Ci consente infatti anche di elencare i compiti futuri e di inserirli nella nostra agenda in modo da non dimenticarli... senza fa si che pesino sulla lista del giorno.
L’importanza della durata
Il principale svantaggio della maggior parte delle to-do-list è non prevedere una indicazione sulla durata delle attività. Potremmo ritrovarci potenzialmente con una lunga lista di attività variegate, le quali possono richiedere tra i 5 minuti e le 3 ore ciascuna. Così il nostro cervello, ignaro del carico di lavoro e impegnato nel realizzare una lista il più possibile esauriente, tenderà ad aggiungere più voci possibili. Trovandoci con una agenda a dir poco scoraggiante.
Al contrario, quando analizziamo la durata dei compiti, possiamo anche calcolare il tempo cumulativo per realizzare tutto ciò che è indicato nella nostra lista. Ed è così che, senza rendercene conto, ci ritroviamo ad aver programmato 12 o 15 ore di lavoro! Senza contare l'imprevisto che non mancherà di verificarsi durante il giorno.
Attenzione, quindi, poiché stimare le durate delle attività è un esercizio delicato. La maggior parte di noi tende spesso a sottovalutare il tempo effettivamente necessario. Ciò accade perché la nostra mente è più veloce delle mani, perché dopo ogni interruzione ci vuole del tempo per recuperare il ritmo, perché mancano le informazioni che dobbiamo cercare, ecc. Per rendere più affidabili le nostre stime, è utile confrontare i tempi previsti con quelli effettivi, prendendoci un margine di sicurezza. Mi rendo conto che calcolo 30 minuti e invece regolarmente ne trascorrono 45? Applico un fattore di correzione di 1,5 alle mie stime.
L'efficacia dello strumento
Esistono molti software o applicazioni per la gestione delle attività, come la funzionalità "attività" di Outlook. La maggior parte delle piattaforme offre la possibilità di impostare priorità e promemoria, tuttavia la nozione di “tempo di esecuzione” è ancora carente. Quelle che consentono l'assegnazione di compiti e il monitoraggio dei progressi sono interessanti nel contesto del project management e della collaborazione tra team. Ma individualmente, il loro interesse è discutibile.
In effetti, più sofisticato è il tool, più richiede tempo per impostarlo. La gestione delle attività è certamente un compito importante, ma non deve assorbire il tempo dedicato allo svolgimento dei compiti stessi!
Per uso personale sono sufficienti 2 strumenti molto semplici:
- L’agenda: permette di mostrare chiaramente le durate e di dare un'idea precisa del carico di lavoro
- la to-do list «post-it™»: utile per ricordare tutti i compiti da svolgere durante il giorno, specialmente per il gusto di “spuntare” quelli che sono stati compiuti. Questa to-do-list sarà più efficace se sarà sviluppata con il metodo LIMITER
Il metodo LIMITER
Ispirato a François Delivré, coach e consulente in Risorse Umane e Formazione, il metodo LIMITER bilancia i punti deboli delle classiche to-do list. È particolarmente utile in caso di sovraccarico: quando tendiamo a lavorare fino a tarda notte per compensare ciò che non siamo riusciti a fare durante la giornata.
Prima di essere un metodo, LIMITER è innanzitutto una parola. Limita l'ampiezza dei nostri giorni lavorativi. A che ora vogliamo iniziare e smettere di lavorare domani? Sottraiamo il tempo di pausa (pranzo, macchina del caffè, discussioni in corridoio, ecc.) Da questa durata e otterremo il tempo effettivo a disposizione per eseguire le attività.
LIMITER indica le seguenti attività:
- Fare una Lista delle attività della giornata
- Includere fin da subito un compito "imprevisto", calcolato con riferimento ai giorni passati (1h? 2h?)
- Mettere in ordine le priorità domandandoci: "Se potessi fare una sola cosa domani, quale sarebbe? E se potessi farne una secondo? eccetera "
- Indicare per ogni attività la durata stimata (con un coefficiente di correzione).
- Calcolare il Totale delle varie durate
- Eliminare le attività fuori dai limiti: rimandarle al giorno successivo, pianificarle o eliminarle definitivamente.
- Realizzare le attività nell'ordine segnato.
Concretamente, la nostra to-do-list LIMITER si riduce a una tabella a 3 colonne. La prima per le attività da svolgere in ordine di priorità. La seconda per indicare la durata di ogni attività. L'ultima per indicare il totale cumulativo che servirà da limite per "spezzare" le giornate. Grazie a questa to-do-list “potenziata”, sappiamo che inizieremo la giornata portando a termine quantomeno l'essenziale. Affronteremo i compiti meno importanti domani, se si verificheranno meno imprevisti di oggi.
Un trucco per procrastinatori
Resta da affrontare la tentazione irrefrenabile di iniziare con compiti a breve termine per il gusto di veder sfoltire la nostra to-do-list. Questa pratica, ben nota ai procrastinatori, ci dà l'illusione di andare avanti nel nostro lavoro. Soprattutto, ci consente di rimandare continuamente il lavoro sostanziale, che è più complesso in termini di impegno mentale.
John Perry ci insegna il suo trucco per incominciare a lavorare su attività impegnative. È sufficiente dividere il compito in microprogrammi, anche banali. Prendiamo ad esempio la stesura di un articolo:
- Creare una mappa mentale che riassuma le idee chiave.
- Trovare il giusto “gancio” per incominciare.
- Mettere i titoli.
- Scrivere l'introduzione.
- Scrivere parte 1, ecc.
- Rileggere tutto e correggere lo stile.
- Rileggere di nuovo per trovare imprecisioni ed errori.
- Trovare un'immagine per illustrare l'articolo.
Quante voci della to-do-list per la “semplice” stesura di un articolo, non è vero?
Consulta anche l'articolo "L’arte di organizzare astutamente la propria agenda" e scopri il programma del corso "Time management: saper gestire il proprio tempo".
