10 consigli per aumentare la concentrazione

CegosCegos

All’interno del nostro ambiente di lavoro, a volte è difficile trovare la concertazione. Flusso costante di email alla nostra casella di posta, notifiche dal cellulare, interruzioni varie da parte di colleghi… tutto ci invita alla distrazione. Si tratta però per lo più di uno ”scherzo” della nostra mente, che ci spinge a far vagare i pensieri approfittando della mancanza di allenamento alla concertazione prolungata. Ecco 10 best practice sviluppate da Pascale Bélorgey per riconquistare o sviluppare la nostra concentrazione.

Fissa un obiettivo concreto

Uno dei motivi per cui siamo così facilmente distraibili è perché il nostro cervello non conosce esattamente il percorso da seguire. Ad esempio, proseguire nell'attività di riprogettazione dei processi aziendali non è una guida precisa alle nostre azioni. Al contrario, analizzare le disfunzioni e la perdita di efficienza dei processi aziendali è un obiettivo più concreto. Ma non è ancora abbastanza. Come ci immaginiamo il risultato finale? Un documento di dieci pagine? Un elenco? Una mappa mentale con diverse casistiche? Dipende da noi, purché il nostro cervello possa farne una rappresentazionementale.

Questa immagine mentale funge da magnete per il nostro cervello. Se ci concentriamo su di essa, il raggiungimento dell’obiettivo diventa più a portata di mano. Da quel momento in poi, il cervello mette in atto ogni azione possibile per raggiungere l’obiettivo e nasconde le distrazioni che potrebbero impedirlo.

A condizione, tuttavia, che l'obiettivo sia realistico, altrimenti c’è il rischio di perdere la motivazione lungo la strada. Da qui l'importanza di calibrare gli obiettivi in modo concreto, facendo in modo che siano realizzabili su una sequenza di lavoro di circa un'ora e mezza. Puoi ridurli in obiettivisecondari più piccoli, ciascuno con un mini-risultato concreto al termine.

Raggiungere gli obiettivi concreti aumenta la motivazione a rimanere concentrati. L'orgoglio e il piacere di riuscire nei propri compiti agiscono come ricompensa e da ciò nasce il desiderio di ottenere sempre di più e migliorarsi.

Fai una cosa alla volta

Inutile dire che lavorare contemporaneamente su più progetti è controproducente. Ogni volta che passiamo da una attività all'altra, il nostro cervello deve rientrare nel contesto, ricordarsi lo scopo, ritrovare i dati. Anche se lavora a velocità elevate, non andrà mai altrettanto velocemente come quando rimane concentrato su una singola attività.

Il “fare una cosa alla volta” però può andare anche oltre. Riprendendo l’esempio precedente, potremmo dividere il nostro lavoro in due fasi: raccogliere prima i casi di disfunzione e poi analizzarne le cause.

Facciamo un altro esempio: abbiamo appena scritto un'e-mail delicata e strategica. È più efficiente leggere la prima volta concentrandosi sul concetto espresso e sulla logica di fondo (la sua struttura, chiarezza, come i nostri destinatari possono percepirla) poi fare una seconda rilettura concentrandosi sull'ortografia.

Lavora continuamente

Nei primi anni '50, la professoressa svedese Sune Carlson cronometrò l'efficacia di diversi manager per diversi mesi. Ha misurato la frequenza di interruzione di una sequenza di lavoro, che avveniva in media ogni 20 minuti (e questo più di 60 anni fa!). Soprattutto, è stata in grado di evidenziare l'impattonegativo delle interruzioni sul tempo richiesto per completare un'attività.

Di fatto, l'interruzione in se “costa” più della durata dell'interruzione stessa. Immagina: siamo concentrati su un lavoro quando un collega ci viene incontro per dieci minuti. "Ok – pensiamo - 10 minuti non sono niente..." Tuttavia spesso questi dieci minuti si trasformano in quindici o venti. Alla fine della discussione col collega, infatti, non è raro cogliere l’occasione dei questa interruzione per andare a prendere un caffè o incontrare altri collaboratori. Il tempo continua a scorrere. Quando torniamo, apriamo la nostra casella di posta per scoprire se abbiamo perso informazioni importanti. Notiamo una email urgente. Decidiamo di rispondere: se non risolviamo la questione subito non riusciremo di certo a concentrarci su altro.

Quando finalmente ritorniamo al nostro lavoro iniziale, abbiamo bisogno di tempo per rientrare nell'argomento e recuperare la nostra produttivitàottimale.

Isolati da richieste esterne

Dopo il paragrafo precedente, isolarsi sembra una soluzione ovvia. La vera sfida è raggiungerla. Alcune buone azioni dipendono solo da noi, come mettere il telefono in segreteria telefonica, chiudere la nostra casella di posta o il nostro programma di messaggistica istantanea. Un piccolo consiglio che può risparmiarci dal soccorrere un collega ansioso: metti un messaggio di assenza rassicurante, indicando a che ora saremo di nuovo disponibili.

A volte dovremo dire "no" con gentilezza e diplomazia. O almeno rimandare il tempo dell'interruzione a un momento più conveniente per noi. A questo proposito, la formula "sì, alle 14.00" è molto efficace. Rassicuriamo così il nostro interlocutore sulla nostra disponibilità durante il giorno, proteggendo al contempo la concentrazione del momento.

Un auricolare alle orecchie con musica stimolante per i nostri neuroni può anche isolare le conversazioni dai nostri colleghi e allontanarci dalla tentazione di partecipare.

Rispetta la cronobiologia

Spesso confondiamo la nostra efficacia cronobiologica con la nostra efficacia sociale. L'efficacia sociale è quella che ci porta a lavorare anche a ora di pranzo mangiando davanti allo schermo o la sera dopo che la maggior parte dei nostri colleghi se ne sono andati. Finalmente, siamo tranquilli! La posta elettronica non si riempie più e il telefono tace.

Tuttavia, per molte persone adottare orari simili per lunghi periodi può creare ulteriore stress. Saremmo infatti ancora più efficaci se isolassimo le distrazioni esterne durante i nostri picchi fisiologici di efficacia. E soprattutto durante il picco del mattino, quello che ci assicura di avere allo stesso tempo le idee chiare, un eccellente livello di creatività e una concentrazione ottimale. Nel bel mezzo del pomeriggio, ritroviamo la nostra capacità di analisi e la nostra creatività ma il nostro tasso di concentrazione è molto più basso di quello del mattino. In altre parole, dobbiamo organizzare momenti di alta concentrazione però più brevi, soprattutto se dobbiamo lavorare da soli.

Ovviamente, una buona qualità del sonno notturno o un pisolino nel primo pomeriggio promuoverà la nostra concentrazione durante i nostri picchi di efficienza cronobiologica.

Goditi le prime ore del mattino... senza email!

Al mattino, godiamo di uno stato particolarmente favorevole alla concentrazione. Il nostro cervello è fresco e riposato. Durante la notte ha eliminato le tossine prodotte durante il giorno precedente ed è finalmente pronto a concentrarsi sul primo argomento che gli verrà dato da affrontare. Tuttavia, questo picco di efficienza non è eterno. Dura più o meno 2 o 3ore nel caso delle persone più “allenate” ma la maggior parte delle volte non eccede l’ora e mezza.

Ecco perché aprire la posta al mattino è a dir poco deleterio per la nostra concentrazione. Prima di tutto, perché riduce la nostra potenziale sequenza di concentrazione: impiegare 15 minuti per rispondere ad alcune e-mail significa ridurre la nostra sequenza di concentrazione dal 15 al 20%! Ma soprattutto, perché la casella postale contiene potenzialmente motivi di preoccupazione, fastidio, rabbia, paura, che inquinano i nostri pensieri e alterano la concentrazione.

Se il nostro lavoro ci impone obbligatoriamente di dare un'occhiata alle email arrivate dalla sera precedente, concediti almeno la possibilità di appuntarti su un post-it™ le tue preoccupazioni e posticiparle al pomeriggio.

Preparati il giorno prima

Un ottimo modo per aumentare la concentrazione mattutina è preparare il nostro "zaino" il giorno prima. Questo principio si riferisce ai nostri anni scolastici, quando preparavamo lo zainetto la sera prima per essere in orario a scuola la mattina successiva.

Concretamente, si tratta di preparare il nostro cervello a lavorare su un determinato argomento, attraverso una serie di piccoleazioni compiute in brevetempo e con un carico mentale molto basso. Si tratta di una strategiaottimale per terminare una giornata faticosa e impegnativa con un'attività ad alto valore aggiunto e facilmente realizzabile! Queste azioni sono di tre tipi:

• predisporre gli elementi di cui avremo bisogno il giorno successivo. Ad esempio, raccogliere file utili nella stessa cartella, salvare i messaggi necessari (questo ci permetterà di non dover aprire la casella di posta la mattina dopo!), oppure copiare e incollare le informazioni utili in una bozza, preparare il modello di un documento ecc…
• Farespazio sulla scrivania, rimuovere dalla vista altri elementi che potrebbero distrarci.
• Visualizzare (o ri-visualizzare) l'obiettivo concreto del giorno successivo.

Lo scopo della tecnica dello zaino è duplice. Da un lato, permette al nostro cervello di immergersi facilmente nell'attività. Durante la notte creerà connessioni interessanti che ci renderanno ancora più creativi. Inoltre, ci permette di anticipare la parte di lavoro più pratica, semplice e meno creativa alla sera prima, liberando tempo il giorno dopo per le attività più complesse. Infine, ci aiuterà a resistere alla tentazione di guardare le nostre e-mail.

Crea il tuo rituale di inizio

Un rituale comprende una serie di gesti che la maggior parte delle volte hanno virtù spirituali. Ed è proprio questo che intendiamo: preparare la mente ad essere efficace e a focalizzarsi sui compiti da svolgere. Tuttavia, quando iniziamo potremmo essere tentati di procrastinare un po', ritardando l’inizio di qualche minuto, con sempre il rischio di aprire quel vaso di pandora che sono le nostre e-mail. Ovviamente è un peccato, se si pensa al valore che si può ricavare dai nostri picchi di concentrazione.

Il rituale permette di condizionare il nostro cervello – un po’ come la teoria di Pavlov: "Compiere una azione in seguito a determinati stimoli". Non importa quali stimoli. Spetta a ognuno trovare ciò che è più adatto, a patto di essere pronti a farlo. Ad esempio: prendere un tè o un caffè e incominciare appena appoggiato la tazzina sulla scrivania.

Lavora sulla durata delle sequenze di concentrazione

La nostra capacità di concentrazione ha due criteri: la profondità della concentrazione, cioè la nostra resistenza alla distrazione e la duratamassima durante la quale riusciamo a rimanere concentrati.

Parliamo prima sulla durata. Possiamo svilupparla attraverso l’apprendimento. È sufficiente misurare la durata massima della concentrazione attuale, quindi “sfidarci” a estenderla molto gradualmente, con incrementi di cinque o dieci minuti. Pertanto, una capacità di concentrazione di 20 minuti inizialmente può diventare 25, quindi 30, quindi 40 o 45 minuti. Così facendo abbiamo raddoppiato il nostro capitale di concentrazione! E possiamo continuare a farlo. La media è di circa un'ora e mezza e gli obiettivi più alti possono arrivare ad un massimo di due ore.

Allena la tua attenzione divertendoti

Ora analizziamo la nostra profondità di concentrazione, vale a dire la nostra capacità di concentrarci su qualcosa escludendo tutto il resto. Attività come yoga e mindfulness possono svilupparla considerevolmente. Tuttavia, ci sono esercizi divertenti facilmente applicabili nella vita di tutti i giorni che hanno anche un impattopositivo sulla nostra capacità di concentrazione.

• Ad esempio la contemplazione di un oggetto per un minuto. La sua forma, la sua consistenza, i suoi colori... Quando i pensieri sorgono, lasciali scivolare e tornare all’oggetto. Ovviamente possiamo cambiare oggetto ogni giorno!
• Possiamo inoltre concentrarci sulla nostra respirazione per 10 cicli di inalazione-espirazione. Il principio è lo stesso, lasciamo che i pensieri parassiti scivolino via assieme al nostro respiro.
• Oppure possiamo memorizzare una scena, ad esempio in autobus o in metropolitana: osserviamo le persone, i dettagli dei loro volti e i loro vestiti per un minuto. Quindi chiudiamo gli occhi e proviamo a ricomporre la scena nel modo più accurato possibile. Apriamo gli occhi e confrontiamo i nostri ricordi con la realtà. Se questo esercizio è troppo difficile, possiamo farlo inizialmente in un ambiente più tranquillo.

Se riuscito a leggere l’articolo fino alla fine senza interruzioni? Complimenti! Hai un eccellente tasso di concentrazione!

Leggi anche gli articoli "5 consigli per evitare le insidie della to-do-list" e "Time Management: i 6 passi per salvare le tue giornate" e consulta i nostri corsi dell'area di sviluppo personale.

Scritto da

Cegos

Dal 1926 il Gruppo Cegos è a fianco delle imprese, delle istituzioni, dei team e delle persone che forma, seleziona, supporta e aiuta a svilupparsi. Questo ha fatto di Cegos il leader della formazione manageriale, in Europa e nel mondo.

Scopri di più