3 azioni da svolgere prima di terminare una riunione

Gli ultimi minuti di un incontro sono cruciali per rendere redditizio il tempo trascorso insieme. Infatti, l’efficacia di una riunione si misura non solo dal lavoro svolto, ma anche dalla velocità di attuazione delle decisioni prese. Pascale Bélorgey, consulente Cegos Francia, ci illustra tre azioni da intraprendere per terminare efficacemente un meeting.

1. Misura il raggiungimento dell’obiettivo

Se lo scopo dell’incontro è quello di realizzare un prodotto finito (report, presentazione, progetto) la valutazione è semplice. Sarà necessario porti due domande:

• Quali sono i risultati prodotti – e cosa rimane ancora da fare?
• Questi prodotti sono utilizzabili così come sono? Sono di qualità?

Poiché misura i progressi compiuti, questa valutazione aiuta a motivare il gruppo, soprattutto se il risultato alla fine porterà ad una gratificazione di team. In caso contrario, potrai proporre una breve analisi su come è stato condotto il lavoro per migliorare i risultati nel prossimo incontro.

2. Elenca le azioni da intraprendere dopo la riunione

I prodotti sono completamente realizzati e già utilizzabili? Ottimo. Restano solo da elencare i prossimi passi, poiché l’incontro raramente è fine a se stesso. Ad esempio, potrai decidere chi distribuirà i documenti prodotti, come e quando. Dopotutto, è importante informare il team su come verrà impiegato il lavoro prodotto e se verranno coinvolte successivamente altre persone.

Ci sono ancora alcuni piccoli aspetti da finalizzare? Siccome le linee guida principali sono già state definite insieme, a questo punto possiamo ritenere sufficiente il lavoro svolto dal team. Non c’è bisogno di riunire nuovamente tutti: qualcuno può occuparsi di terminare gli ultimi aspetti o potrai scegliere a chi delegare il compito.

Infine: restano da produrre alcuni punti importanti? A questo punto dovrai decidere se è necessario riprogrammare un nuovo incontro con le stesse persone per continuare il lavoro. A seconda delle competenze utili in quel momento e della disponibilità, potrebbe essere più appropriato incontrarsi in team più piccoli. Questi “sottogruppi” trarranno beneficio dalle riflessioni avviate insieme, saranno più produttivi e potranno trovare più facilmente una data a breve termine per avanzare senza ritardi sul lavoro.

3. Fissa incontri per finalizzare il lavoro

È durante il meeting che dovrai programmare successivi appuntamenti per finalizzare il lavoro o intraprendere i passi successivi.

Se è necessario che l’intero team si incontri nuovamente, è possibile fissare subito la data (a meno che la gestione dell’agenda non sia delegata ad un assistente).

Il lavoro per sottogruppi è più facile da organizzare. Fissare una data al termine dell’incontro permette di regolare sul momento la composizione dei vari sotto-team e le tempistiche di incontro per ognuno, in base alle disponibilità e alle esigenze.

Anche nel caso in cui il progetto richieda il lavoro di una sola persona, è importante non sottovalutare le tempistiche e fissare subito una deadline a fine riunione. Ciò fa si che l’incaricato al completamento del lavoro non prenda sotto gamba gli ultimi interventi sul progetto e consegni tutto nei tempi necessari.

Per eseguire queste tre azioni prima della fine della riunione, è consigliabile prevedere nell’agenda 10 minuti dedicati alla chiusura. Dovrai quindi calibrare le tempistiche, gli interventi e il flusso generale del meeting tenendo conto della fase conclusiva, molto importante ma spesso sottovalutata.