Gioie e fatiche delle riunioni virtuali

Di | 12 maggio 2020

Rapido vademecum per non cadere vittime della “fatica da Zoom”

Allora: lo stand up meeting ce l’ho domani mattina alle 9, poi vedo il mio capo alle 11.30, alle 16 ho una riunione con quelli del Legale e alle 19 aperitivo con gli amici. La mamma la vedo in Skype dopodomani: domani non ho proprio tempo!”.

riunioni virtuali

Le nostre agende si sono improvvisamente riempite di appuntamenti virtuali che, se da un lato ci permettono di mantenere i contatti lavorativi e sociali, dall’altro hanno letteralmente riempito le nostre giornate.

Le riunioni virtuali sono state la grande scoperta che ci ha portato il lockdown: dopo qualche incertezza, abbiamo dovuto riconoscere che non solo funzionano ma in molti casi possono essere anche meglio di quelle in presenza. Sono veloci, costringono le persone a non divagare più di tanto e sono un’ambiente in cui gli introversi si sentono più a loro agio… ma – e come in tutte le cose c’è sempre un ma – dopo un po’ hanno iniziato ad essere faticose.

Nelle ultime settimane giornalisti ed esperti si stanno interrogando su cosa determini la “fatica da Zoom” (o WhatsApp, Skype, GoToMeeting…)  e quali possano essere i trucchi da mettere in atto per ridurla il più possibile. Prima di capire cosa possiamo fare dobbiamo però individuare cosa causa l’affaticamento.

La situazione è difficile a livello generale

Il momento che stiamo vivendo è particolarmente complesso. Preoccupazioni e incertezza del futuro sono di per sé fattori che alimentano lo stress e affaticano a livello individuale. Viviamo in una situazione difficile e già questo ci porta ad essere più affaticati; i meeting virtuali possono anche essere un modo per ricordarsi che le nostre vite sono cambiate, anche se non per colpa di Zoom.

Riunioni virtuali: connessi ma disconnessi

Quando siamo in una riunione online corriamo due rischi. I segnali di comunicazione non verbale durante una video call sono pochissimi rispetto a quelli a cui siamo abituati e questo ci porta ad essere iperconcentrati per poterli cogliere: la nostra attenzione è pertanto molto più alta di quanto sarebbe se fossimo seduti tutti intorno allo stesso tavolo.

Allo stesso tempo, la presenza virtuale ma assenza fisica delle altre persone ci può spingere a fare anche altro durante la riunione – guardare la posta, controllare un documento, insomma l’intramontabile multitasking – con l’illusione di avere tutto sotto controllo. In un caso o nell’altro ci troviamo in una situazione di iperstimolazione e dopo poco la fatica tende a farsi sentire.

Qualche consiglio per vivere meglio

  1. Prenditi qualche minuto prima di iniziare la riunione, per recuperare la concentrazione. Fare qualche respiro profondo e dedicare la propria attenzione sulle sensazioni del proprio corpo sulla sedia è uno dei modi per prepararsi e entrare nella riunione focalizzati su quello che si sta per fare.
  2. Saluta con attenzione le persone che a poco a poco entrano nella stanza. Concentrarsi sulle sensazioni che i diversi volti provocano e “prenderne il meglio” da la possibilità di provare sensazioni simili a quelle che si avrebbero se ci si vedesse di persona.
  3. Se è tecnicamente possibile, scegli di visualizzare solo la persona che di volta in volta parla. In questo modo è possibile concentrarsi su una persona sola, come si farebbe se si fosse seduti intorno ad un tavolo. In quel caso è chiaro che ci sono anche gli altri ma l’attenzione è rivolta principalmente a chi sta parlando. Soprattutto se il gruppo è grande, tenere sotto controllo i visi di tutti è veramente una sfida – e la possibilità di distrarsi e perdere il filo del discorso è dietro l’angolo!
  4. Spegni la webcam quando non è necessaria. Accendere la webcam dovrebbe essere facoltativo, e spesso non è necessario che siano accese durante tutto il meeting. Sapere di essere continuamente “in onda” aumenta lo stress da performance: è come se si stesse guardando la televisione consapevoli che allo stesso la televisione guarda noi.
  5. Tieni sotto controllo il multitasking. Resisti alla tentazione di leggere e rispondere alle tantissime mail che stanno arrivando: non solo distoglie l’attenzione da quello che sta succedendo nella riunione ma richiede un extra sforzo che alla sera si somma a tutti gli altri. Se proprio è necessario prendersi un momento di stacco, cosa che capita a chiunque, si può guardare fuori dalla propria finestra o rivolgere lo sguardo verso le mensole sopra la scrivania (senza concentrarsi sulla polvere che ti toccherà poi spolverare!)
  6. Pianifica dei momenti di stacco tra una riunione e l’altra. Alzarsi, fare un po’ di stretching, bere un bicchiere d’acqua aiuta a recuperare e a prendersi cura della propria preziosa attenzione.

Per approfondire il tema, consulta il programma del percorso in virtual classroom per aziende “Smart Working e Remote Management: le competenze chiave per lavorare e performare a distanza”

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