L’uso delle chat non è recente ma per la maggior parte delle persone è tipico delle relazioni sociali non lavorative. La forte trasformazione delle condizioni di lavoro avvenuta recentemente ha portato tantissimi a dover confrontarsi con l’uso professionale non solo di telefonate ed email ma anche di videoconferenze e chat.
Non tutti sono cresciuti con chat room, MSN, Skype, Teams, Telegram, HangOut e WhatsApp. Davvero pochi hanno familiarità con le accortezze di base che si sono sviluppate nel corso degli anni negli ambienti lavorativi. Capita anche tra i più giovani, quando entrano in azienda, di usare le chat come tra amici.
In generala il rischio è quello di fare numerosi piccoli errori, sviluppare abitudini improprie o, semplicemente, non sfruttare al meglio le potenzialità di questi strumenti.
Ecco allora alcuni suggerimenti di base: una netiquette della chat utile nel mondo del lavoro.
Sii positivo e non prendertela
In chat spesso non ci si capisce. È normale. Spesso ci si fraintende, sia perché i messaggi sono scritti in fretta, sia perché si leggono superficialmente. Attenzione allo stato emotivo in cui ricevete un messaggio. La vostra condizione psicologica potrebbe portarvi a delle interpretazioni errate della volontà dell’interlocutore. Ti consiglio un approccio: sforzati di propendere per una interpretazione positiva. Se hai dei dubbi, chiedi direttamente a chi ti ha scritto.
Evita le ambiguità
L'altro lato della stessa medaglia. Come mittente dovresti creare messaggi con la minima ambiguità possibile. Attento a non sovrapporre risposte a messaggi diversi. Più in generale l’ironia è una forma di comunicazione rispettabile ma inadatta alle chat professionali. Il sarcasmo invece è sempre inaccettabile.
Evita argomenti troppo delicati
La chat ha una grande efficacia di contatto: è di rapida lettura, basta un’occhiata. Questo è uno dei motivi per cui stiamo scrivendo così tanto messaggi ma è anche il motivo che la rende inadatta ad argomenti delicati, personali o che possono essere eticamente sensibili. In ambiente lavorativo via chat non si fanno richiami, né si danno informazioni che possono turbare emotivamente. In questi casi si deve usare mail, telefono o un incontro in presenza.
Non creare troppi gruppi
La chat è uno strumento che richiede attenzione già in uno scambio a due. All’interno dei gruppi si possono creare confusioni, anche perché spesso il contenuto subisce trasformazioni nei diversi passaggi. I gruppi chat sono simpatici tra amici ma in contesti lavorativi devono essere usati in maniera attenta e ridotta al minimo.
Sii sintetico ma comprensibile
Le chat sono forme di comunicazione veloce. L’uso di forme semplificate (ad esempio “x” in sostituzione di “per”) è una eredità delle lontane abitudini di quando gli sms avevano un costo legato alla lunghezza del testo. Ora è molto meglio evitare abbreviazioni del genere: creano un effetto di sciatteria. Se proprio hai fretta: usa una funzione di scrittura automatica.
Messaggistica istantanea ≠ risposta istantanea
Non dare per scontato che un messaggio in chat debba ricevere subito una risposta. È una attesa scorretta. Leggi quando puoi, evitando il multitasking, e rispondi se pensi che sia una azione ancora utile. Spesso il valore di un messaggio in chat è di breve durata. Con il passare del tempo la risposta potrebbe essere in ritardo o semplicemente inutile.
Non gridare
Scrivere usando solo caratteri maiuscoli è un errore grave. Nella lingua scritta, le frasi in maiuscolo indicano gridare. Quindi SE SCRIVI COSÌ le persone penseranno che tu sia arrabbiato con loro.
Non preoccuparti troppo degli errori di battitura
b. Sappiamo tutti che dipendono dalla velocità. Manda un messaggio di segnalazione di errore solo se si è perso o frainteso il senso della frase. In tutti gli altri casi, lascia correre.
Usa poco le esclamazioni
Alcuni chattano come se stessero sempre esclamando. Troppi punti esclamativi indeboliscono il messaggio. I punti esclamativi possono ravvivare solo se usati con moderazione.
Emoji: sì ma con moderazione...
Le emoji sono buona cosa: aggiungono significato alla lingua scritta. Possono aiutare a rendere la chat più personalizzata, riducendo i fraintendimenti. Però attenzione: usa le più comuni (lo scopo è chiarire, non divertire) e considera che in molte chat aziendali rendono il messaggio più informale.
Un'ultima segnalazione: tra i gruppi di lavoro si stanno diffondendo molte chat, spesso basate su diverse piattaforme, anche se la più comune resta Whatsapp. Ti invitiamo a verificare se aziendalmente è presente una chat ufficiale (in genere è collegata all’ambiente di comunicazione principale, il più comune è Office 365). Se sì, sforzatevi di usare quella (ossia un canale che ha caratteristiche di formalità) e non altre applicazioni. Un lavoratore è tenuto al solo uso degli strumenti aziendali.
Usare altri applicativi espone a diversi problemi. Inanzitutto, non è da dare per scontato che tutti i colleghi usino la nostra stessa app (molti non apprezzano Whatsapp e preferiscono Telegram, ad esempio) e poi solo la chat proposta dall’azienda (ossia dall’ufficio IT) può garantire la protezione dei dati che ci scambiamo tra colleghi.
Se sapevi già tutto: complimenti! Hai l’occasione di aiutare i colleghi ad imparare come gestire al meglio la chat.
