Saper gestire conversazioni difficili conviene a tutti!

Di | 18 luglio 2022

Quando eri un bambino, sono sicuro che avevi una soluzione infallibile per far sparire i mostri. Te la ricordi? Ti nascondevi sotto le coperte, perché se non potevi vederli, non potevano vederti neanche loro. Funzionava sempre.

Sfortunatamente, questo escamotage infantile non vale nel mondo degli adulti. I tuoi problemi non spariranno solo perché non li stai guardando, anzi spesso peggioreranno se non presterai loro attenzione.

Se a lavoro hai notato un manager trascurare di proposito il comportamento di un suo collaboratore per evitare di dover affrontare una conversazione difficile, sai fin troppo bene a cosa ci stiamo riferendo.

Abbiamo tutti una voce interiore che ci dice quando dovremmo intraprendere una conversazione difficile con qualcuno – una conversazione che, se avesse luogo, migliorerebbe la vita in ufficio di tutti i membri del team, oltre, ovviamente, la nostra. Ma la paura affoga quella voce interiore, inducendoci a rimandare il confronto. Nel frattempo, chi è coinvolto continua a fornire prestazioni al di sotto degli standard, a non rispettare le scadenze, a impegnarsi in conflitti interpersonali e a mostrare un comportamento tossico per l’organizzazione.

Ecco, quindi, come non affrontare quella conversazione scomoda può diventare quanto mai costoso.

Come approcciare una conversazione difficile

Se fossi tu il manager in questione? Come gestiresti una conversazione difficile?

Hai due strade: nasconderti sotto le coperte o prendere coraggio e affrontare il problema.

Gestire una conversazione difficile richiede abilità ed empatia, ma soprattutto coraggio. Più si prende l’abitudine di fronteggiare questo tipo di situazioni in modo diretto, più si diventa abili nel destreggiarsi.

Se non sai da dove iniziare, ecco alcuni consigli pratici:

1. Riformulare la conversazione nella propria mente

Se credi che la conversazione sia difficile, temerla sarà inevitabile. Pensa, però, al fatto che il tuo collaboratore potrebbe essertene grato. La maggior parte delle persone non si comporta male di proposito a lavoro, probabilmente non riesce a gestire una problematica in autonomia e tentando di provarci causa ulteriori problemi.

Come manager il tuo compito è quello di agire come un coach e mentore, oltre che come leader. Rendi l’incontro una conversazione costruttiva, che supporti contemporaneamente azienda e lavoratore. Rendendoti disponibile nei suoi confronti, gli permetterai di formarsi non solo come individuo ma anche a livello professionale.

3. Scegliere un luogo appropriato

Il luogo in cui si tiene l’incontro determina il tono della conversazione. Se possiedi un ufficio privato, di solito è il posto migliore. In caso contrario, cerca di assicurarti una sala riunioni o una caffetteria per un’atmosfera più informale. Usa il buon senso per stabilire ciò che è appropriato per la serietà della conversazione.

Qualsiasi posto tu scelga, assicurati che ci sia privacy e sia fuori dalla portata degli altri colleghi. Mettere in imbarazzo il dipendente non renderà la riunione produttiva. Nessuno che non sia direttamente coinvolto dalla situazione dovrebbe sapere cosa sta succedendo.

3. Prepararsi, prepararsi e prepararsi

Prima di mettere in moto le cose, considera l’analisi costi/benefici. Se hai deciso di procedere, assicurati di essere pronto. Esercitati, se necessario, e fissa un orario. Considera come potrebbe andare e sii pronto a gestire i tuoi trigger.

Non hai bisogno di un copione ma preparare le risposte a possibili domande o obiezioni ti manterrà freddo, calmo e concentrato sul momento.

4. Considerare il proprio interlocutore

Cerca sempre di iniziare trovando un punto in comune tra te e la persona con cui stai parlando. Adatta il tuo messaggio in base al pubblico. Impara a conoscere i tuoi colleghi, in modo da poter rispecchiare il loro stile di comunicazione. Queste azioni dimostrano familiarità e rispetto senza perdere credibilità.

5. Essere a proprio agio con il silenzio

Ci saranno momenti nella conversazione in cui si verificheranno attimi di silenzio. Non affrettarti a riempirli con le parole. Proprio come la pausa tra le note musicali ci permette di apprezzare la musica, così il silenzio periodico nella conversazione ci permette di sentire ciò che è stato detto, lasciando che il messaggio affondi e si sedimenti. Una pausa ha anche un effetto calmante e può aiutarci a connetterci meglio.

6. Essere coerenti

Assicurati che il tuo obiettivo sia giusto e l’approccio coerente. Per esempio, se il dipendente crede che tu applichi regole diverse a seconda del collaboratore, sarai percepito come una persona che fa dei favoritismi. Niente più di una percepita disuguaglianza erode un rapporto. Punta alla coerenza nel tuo approccio di leadership: la gente si fida di leader coerenti.

7. Ascoltare la versione dei fatti altrui

Presta attenzione a non respingere il loro punto di vista, soprattutto se la questione riguarda il reclamo di un altro membro del team. Dai sempre loro l’opportunità di parlare: mostrarsi coinvolti quando lo faranno, permetterà loro di stare meno sulla difensiva, per non parlare del fatto che ti aiuterà a creare una comunicazione aperta, rendendo le cose più facili per tutti.

8. Prepararsi su fatti concreti

Se possibile, usa solo le tue osservazioni come supporto durante una conversazione difficile. Questo eviterà qualsiasi “lui ha detto, lei ha detto, loro hanno detto” senza senso e ti aiuterà ad andare dritto ai punti che devono essere affrontati.

Più prove concrete hai, più facile sarà esporre i fatti in modo chiaro e comprensibile per la controparte.

9. Ipotizzare già un piano di miglioramento

Quando si ha una conversazione difficile al lavoro, bisogna essere pronti a discutere del

problema in questione. Non solo serve essere in grado di definire esattamente quale sia il punto critico, ma anche saper spiegare come si intende risolverlo.

A seconda del problema in questione potresti programmare incontri “di recupero” o avvalerti di un mentore.

10. Formare altri leader su come gestire conversazioni difficili

Esistono corsi e percorsi formativi progettati per acquisire questa competenza. Incoraggia i leader della tua organizzazione a formarsi in tal senso.

In definitiva, affrontare il problema avrà risultati migliori a lungo termine, invece di lasciare che una brutta situazione si inasprisca. I tuoi colleghi ti rispetteranno di più per aver abbandonato un’ipotetica zona di comfort e aver affrontato la situazione di petto!

Altri focus sullo stesso tema

Lascia un commento

Avatar

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

Ricevi la notifica sui nuovi post del Blog

Abilita JavaScript e Cookies nel brauser per iscriverti