Per alcuni di noi, gli incontri possono occupare parte consistente dell’agenda. Di conseguenza la loro organizzazione diventa un compito vero e proprio, che può avere un impatto significativo sulle nostre performance.
Dobbiamo per forza, ad un certo punto, ritagliarci del tempo per gestire scadenze, bilanciare l’agenda tra appuntamenti e compiti strategici, trovare spazio per eventuali emergenze… Ma come gestire tutti i meeting e massimizzare la nostra efficacia senza perdere tempo prezioso? Di seguito i 3 suggerimenti di Pascale Bélorgey, consulente Cegos.
1. Creare regole semplici ed efficaci
La sfida è quella di risparmiare tempo sia nella pianificazione degli appuntamenti sia in termini di efficienza personale, al fine di raggiungere i nostri compiti prioritari. Dobbiamo pertanto essere proattivi, proponendo le date e gli orari che ci sono più comodi.
5 regole per gestire gli appuntamenti:
- Regola 1: Anche quando abbiamo una giornata “vuota”, fissiamo gli appuntamenti nel seguente ordine: 14:00, 15:00, 11:30. Questo permette di lasciare libera la mattina, momento nel quale siamo più efficienti e quindi più adatto allo svolgimento di compiti individuali.
- Regola 2: negoziare la data ma rimanere fermi sulla pianificazione oraria. Rischiamo altrimenti di rimpiangere il momento in cui abbiamo sacrificato i nostri neuroni migliori.
- Regola 3: limitare la durata degli appuntamenti. Oltre l’ora, l’80% del tempo impiegato ha poco o nessun valore aggiunto. È meglio inoltre mantenere un margine di manovra tra due appuntamenti per estendere, se necessario, uno scambio particolarmente produttivo.
- Regola 4: esistono deroghe alle regole 1 e 3. Le riunioni di piccole dimensioni (che coinvolgono da due a cinque persone al massimo) su temi importanti che implicano negoziazioni complesse e una posta in gioco alta, dovranno ricevere una priorità massima e venir posizionate nelle prime ore del mattino. Questo tipo di riunione può durare anche due ore, per avere tempo di raggiungere un risultato definitivo.
- Regola 5: posizionare gli appuntamenti con persone notoriamente chiacchierone appena prima del pranzo (avremo così una “scusa” per interrompere l’incontro) o appena prima di una riunione importante (in questo caso, bisogna avvisare immediatamente la necessità di lasciare l’incontro 5 minuti prima).
3 regole per gestire in modo “economico” gli appuntamenti a margine della nostra attività
Il coinvolgimento di colleghi, clienti o fornitori che portano poco valore aggiunto al nostro compito è frequente. Se non è sempre facile o diplomatico ignorarli, possiamo almeno minimizzare il loro impatto sulla nostra efficacia.
- Regola 1: consentire appuntamenti molto brevi, di 30 o anche 15 minuti. Ciò forza il nostro interlocutore a prepararsi bene e trattare solo l’essenziale.
- Regola 2: proporre un pranzo invece di impiegare un’ora produttiva della nostra giornata lavorativa.
- Regola 3: rifiutare fermamente – davvero fermamente – appuntamenti troppo lontani dalle nostre priorità. Questo farà un favore sia a noi che all’interlocutore che, intuendo il nostro pensiero, troverà un’altra soluzione.
2. Rimanere flessibili per affrontare contingenze importanti
L’agenda è un organismo vivente. È progettato per muoversi in linea con le nostre priorità e con le eventuali emergenze. Sarebbe una sciocchezza rallentare l’avvio di un progetto strategico solo per assecondare una riunione poco impegnativa fissata in precedenza. Se questo va in contraddizione con i nostri valori, ricordiamoci che il nostro primo impegno contrattuale è quello di riuscire nel raggiungimento degli obiettivi che ci sono stati assegnati.
Rinviare un appuntamento: permesso, precauzione e astuzia!
Nella maggior parte dei casi, i nostri interlocutori saranno molto comprensivi. Può anche essere che sia la soluzione migliore anche per loro!
Bisogna fare attenzione, tuttavia, a non rinviare un appuntamento più volte con la stessa persona. Se però si tratta proprio di questo caso, domandiamoci: è opportuno rischedulare l’appuntamento? A volte è meglio far capire all’altro che le nostre priorità sono cambiate e che non devono più contare su di noi. Ancora una volta, si tratta di un favore che noi facciamo anche al nostro interlocutore.
Un’altra precauzione: gli appuntamenti del management. Rimandare un appuntamento con un collaboratore tre volte è come dirgli “tu non sei una priorità per me”. I meeting hanno un forte valore gestionale e dovrebbero essere inclusi nelle priorità del ruolo del manager, quindi attenzione!
Il modo migliore per combinare flessibilità e diplomazia è mantenere sistematicamente, ogni giorno o più volte alla settimana, delle fasce di disponibilità (contrassegnate come “non fissare nulla” nell’agenda) per soddisfare le priorità dell’ultimo minuto.
Proporre alternative all’appuntamento
Esiste un altro modo per rispettare i nostri impegni – e le nostre scadenze – liberandoci dal vincolo di una riunione fissata precedentemente:
- Ridurre drasticamente la durata dell’appuntamento: si può dimezzare la sua durata e porre un obiettivo meno ambizioso oppure dividerla in due parti, una con un obiettivo a breve termine e l’altra con uno a lungo termine.
- Optare per una riunione telefonica o su Skype. I nostri interlocutori avranno maggiore flessibilità per concordare un nuovo orario. Inoltre, una chiamata telefonica è sempre più breve di una riunione fisica (dove impieghiamo tempo nello spostamento, nei convenevoli iniziali e in dettagli organizzativi come ad esempio la ricerca di una sala riunioni).
- Lavorare in modo asincrono su documenti condivisi, qualora la relazione sia già stabile e i vari progetti già in corso.
- Delegare l’appuntamento ad un proprio collaboratore o trovare una soluzione affinché il nostro interlocutore possa ricevere una risposta al suo bisogno altrove.
3. Delega l’organizzazione a un assistente reale o virtuale
L’interesse è duplice. Al di là del tempo che si risparmia non occupandosi personalmente dell’organizzazione (o riorganizzazione) degli appuntamenti, un assistente agisce in modo più distaccato di noi quando è necessario posticiparli.
Ma, direte, non tutti sono abbastanza fortunati da avere un assistente personale a disposizione. È vero. Ed è qui che interviene l’assistente virtuale.
Cédric Leclercq, partecipante incontrato durante uno dei nostri corsi, è uno data scientist. Il suo ruolo lo porta a incontrare molti fornitori, con un ritmo medio di 4 riunioni al giorno. Poiché usa Julie.Desk, che gestisce gli appuntamenti al posto suo, guadagna tra i 30 minuti e l’ora al giorno. Quindi circa 4 ore a settimana, ovvero ben mezza giornata!
Come delegare con successo i nostri appuntamenti?
Che sia una persona reale o un programma di intelligenza artificiale, l’assistente necessita di parametri precisi per organizzare i nostri appuntamenti al meglio, considerando i nostri obiettivi e le nostre necessità. Le regole che abbiamo descritto sopra rientrano nella definizione di queste direttive.
È quindi sufficiente parlare con il proprio assistente e fornirgli istruzioni specifiche e aggiornamenti circa lo stato attuale delle proprie riunioni: che appuntamenti fissare e con chi, entro quale periodo e con quale durata, annullare determinati impegni in uno specifico arco di tempo in caso di emergenze, posticipare cosa entro quando, ecc.
Come funziona l’assistente virtuale?
Prendendo come esempio Julie Desk, l’unica differenza risiede nel fatto che il dialogo deve avvenire necessariamente via e-mail: è sufficiente inviare una e-mail al nostro interlocutore mettendo “Julie” in copia, così che lei possa organizzare la riunione. Il messaggio, ovviamente, deve essere scritto con una grammatica corretta e chiara, senza abbreviazioni o con il classico stile “SMS”. Questo perché Julie è un programma di riconoscimento vocale e di sintassi.
L’assistente virtuale contatta poi il destinatario – sempre via e-mail – e gli propone gli slot liberi della nostra agenda (a cui ha accesso, ovviamente) rispettando le regole che le abbiamo comunicato. Una volta trovato un accordo, fissa l’appuntamento nel calendario… e il gioco è fatto!
Può gestire anche gli scambi di posta con tutti i destinatari coinvolti, cancellando gli appuntamenti e preoccupandosi di ri-schedularli entro un termine precedentemente concordato.
Tuttavia, gli assistenti virtuali non possono funzionare da soli – almeno non ancora. È necessario monitorare di tanto in tanto il loro operato, svolgendo una sorta di “controllo qualità”.
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