Priority Management: la gestione delle priorità

Di | 6 febbraio 2018

priorità priority management

Chissà se capita a tutti di correre dietro l’idea di essere o poter diventare multitaskers… cioè esseri capaci di fare più cose nello stesso momento. Inseguiamo un sogno, imitiamo modelli di riferimento o semplicemente li interpretiamo con la lente condizionata dai messaggi prevalenti nella nostra epoca?

Il personaggio che ritengo più rappresentativo nella serie “Il trono di spade” è Cersey Lannister, colei che passo dopo passo arriva a sedersi sul Trono di Spade e a diventare la persona probabilmente più potente della serie.

Cersey sa giocare dietro le quinte, sa giocare a fianco di altri e sa giocare da protagonista. Perché? In ogni situazione sa definire con cura le priorità con un obiettivo ben preciso: acquisire porzioni di potere crescenti, fino a conquistarlo nella sua totalità:

  • gestisce le relazioni con i giusti tempi
  • combatte i nemici con strategie raffinate
  • dedica le giuste attenzioni ad affetti, legami familiari e questioni politiche.

Uomo o computer?

Nel Medioevo i computer non c’erano senz’altro, ma oggi siamo portati a dire: “Un computer è in grado di ripartire la propria capacità di elaborazione su più task, e di farlo senza inficiare la qualità, il risultato”. Non è vero! La qualità per le macchine è predeterminata, è numerica.

Una macchina è tanto più “abile” quanto più è veloce, ma nel ripartire la capacità di calcolo essa rallenta automaticamente.
Vogliamo cercare di assomigliare alle macchine, che sono state create da noi, a nostra somiglianza? Vogliamo ridurre il tutto ad una mera questione di velocità di elaborazione? Osservare le macchine può aiutarci a conoscerci meglio, ma, suvvia, la nostra vita è fatta di sfumature, l’opposto della numerica.

Definire le priorità

Così possiamo impostare un task e mentre questo procede autonomamente possiamo impostarne un altro, un po’ come quando in cucina – e sicuramente anche nel Medioevo cucinavano, pur mangiando molti cibi crudi – mettiamo a bollire l’acqua per la pasta, mentre facciamo il sugo. E allora cosa faccio prima?… Questo significa definire le priorità delle proprie azioni. Nel caso della cucina il driver fondamentale è il fattore tempo. Il processo di trasformazione delle materie prime è predefinito. Basta conoscerlo per orientarsi. In altri ambiti come possiamo individuare il criterio più idoneo su cui orientare le priorità?

Ampliamo la visuale: le priorità vanno definite sulla base dell’obiettivo da raggiungere. Così come in cucina il piatto deve essere gustoso, alla giusta temperatura e servito all’ora giusta, in ambito lavorativo le priorità vanno definite in ragione dell’impatto che le azioni da compiere avranno sui risultati ed eventualmente sulla tempestività con cui i risultati saranno attesi o desiderati.

La matrice di Eisenhower

Una buona matrice da utilizzare per definire quotidianamente le priorità è quella di Eisenhower, che individua due criteri di classificazione per le azioni da compiere. L’importanza e l’urgenza. Così si evidenziano quattro quadranti.

  • Non importante e non urgente: il tempo dedicato a questi task è sprecato.
  • Non importante e urgente: meglio delegare questi task, perché richiedono un intervento immediato pur non essendo importanti.
  • Importante e non urgente: questo è il quadrante migliore, in cui intervenire, perché è qui che si agisce in maniera strategica e pianificando.
  • Importante ed urgente: è il quadrante che richiede la massima attenzione in stato di allerta; un quadrante che, agendo bene sul precedente dovrebbe essere più vuoto possibile.

La definizione delle priorità si fa di giorno in giorno più importante, specie in questa epoca in cui i cosiddetti ladri di tempo rosicchiano questa risorsa tutte le volte che non abbiamo ben pianificato.

Dedicare 10 minuti ad inizio giornata alla definizione delle priorità e all’organizzazione del proprio tempo significa non solo ritrovare gli stessi minuti moltiplicati per un fattore (efficienza), ma guadagnare anche in efficacia, laddove saranno le cose più importanti ad essere privilegiate.

 


 

Ti sei perso l’articolo precedente della collana dedicata al Trono delle Competenze? Leggi “Self-Empowerment: saper fare, saper essere“.

Per ulteriori contenuti legati alla gestione delle priorità e del tempo, consulta i programmi dei corsi “Le 5 scelte per una produttività straordinaria” e “Time management: saper gestire il proprio tempo” oppure leggi gli articoli “Gestione del tempo: i 6 segreti della focalizzazione” e “Costruire una cultura della produttività: i tre piani di sviluppo“.

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