“Non ho tempo. Sono di fretta. Ho mille cosa da fare. Sono stressato”.
Alzi la mano chi non pronuncia mai nessuna di queste frasi nelle sue giornate di lavoro. Uhmmm, non vedo nessuna mano alzata. Problema comune, vero? L’orologio è tiranno con tutti: se sei dipendente, se sei libero professionista, uomo, donna, alto, basso, biondo, moro.
E anche se non sei tu personalmente ad avere questo problema, basta che ce l’abbiano le persone che lavorano/vivono con te che ci caschi anche tu. Quindi, che fare? 3 parole: riprendi il controllo.
La mancanza di tempo è il riflesso di una mancanza di controllo delle tue giornate. Senza controllo, gli eventi si susseguono a cascata travolgendoti come una valanga.
Ma, riprendere le redini si può, e non è neanche difficile. Basta seguire alcuni passi per un corretto Time Management, che puoi fare tu e che puoi suggerire anche a chi ti sta intorno (se lo suggerisci ai tuoi colleghi te ne saranno grati, se sei un capo e lo trasmetti ai tuoi collaboratori darai un fantastico segnale di attenzione nei loro confronti).
Primo passo: definire
È fondamentale capire in primo luogo che obiettivi abbiamo, cioè dove vogliamo arrivare con la nostra attività. Questo permette di definire le attività necessarie, che vanno poi ordinate in priorità. Le più stringenti vanno inserite in agenda nei prossimi giorni, le altre via via a scalare, in modo da costruire un planning giornaliero, settimanale e mensile.
Bisogna essere molto metodici e andare al dunque in questa fase, perché la chiarezza ci permetterà di non perdere la bussola e di rimanere sulla giusta strada.
Secondo passo: analizzare
Nel gestire le attività e il tempo, ognuno ha delle difficoltà. È importante capirle per risolverle. Ecco alcune domande guida da fare (e farsi).
- In che modo gestisco la mia giornata e settimana lavorativa?
- Quanta parte del mio tempo è sotto il mio controllo e quanta invece in balìa degli eventi?
- Quali sono i momenti produttivi in cui rendo di più e come posso sfruttarli al meglio?
- Quanta parte posso/devo dedicare agli imprevisti?
- Quali sono le cose che mi distraggono e come posso eliminarle?
Terzo passo: riflettere
Potrebbe darsi che alcune persone siano confusionarie di natura, quindi c’è una componente personale nel non saper gestire il tempo. Se sei in affanno sia al lavoro che nella vita privata, arrivi in ritardo anche all'appuntamento in birreria con gli amici e non riesci a organizzare una lavatrice, probabilmente rientri in questo gruppo. Che fare?
In prima battuta, ripensa a cosa ti dici nella mente quando ti ritrovi in queste situazioni di caos e ritardo. Frasi tipo “io sono sempre in ritardo”, “non riesco a gestire le cose”, “sono incorreggibile” non aiutano. Si chiama dialogo interiore e, ahimè, influenza le nostre azioni e i nostri risultati in maniera preponderante. Quando capita, sostituisci queste frasi con altre tipo “sono una persona puntuale”, “voglio gestire le mie giornate” “voglio e posso modificare le mie abitudini”. Non importa se all'inizio farai fatica a “crederti”, col tempo a furia di ripeterle diventeranno la tua nuova guida.
Individua le cattivi abitudini e trova una soluzione. Esempio: se sei sempre in ritardo, e hai un appuntamento alle 9.30, tu segnalo alle 9. Prendi l’abitudine di segnare gli appuntamenti mezzora prima. Ed esci effettivamente per rispettare quell'orario: proverai un incredibile piacere a fare la strada con calma, senza correre, a goderti il tempo e magari ad approfittare dei minuti di anticipo per fare una telefonata che stavi rimandando o leggere qualche pagina del tuo nuovo libro. Questa sensazione sarà così piacevole che non potrai più farne a meno, e la brutta sensazione del ritardo cronico sarà un lontano ricordo sbiadito.
Quarto passo: aiutarsi
Ci saranno senza dubbio ambiti in cui sei preciso e puntuale, soprattutto quando si tratta di cose molto importanti o molto belle per te. Tipo: una partita, un appuntamento galante, la partenza per una vacanza. Bene, questo vuol dire che dentro di te hai già le strategie per saper gestire le cose. Vanno solo applicate ad altri ambiti dove ne hai bisogno. Quando ti organizzi una vacanza cosa fai? Come ti gestisci? Scrivi il metodo che segui su un foglio e poi adattalo ad esempio al lavoro, troverai spunti interessanti.
Se non trovi strategie tue, puoi sempre copiarle! Specie se conosci persone di cui invidi la puntualità e l’organizzazione, chiedigli come fanno e copia spudoratamente il metodo. Aiutati anche con gli strumenti giusti: agenda, cellulare, PC, post-it. Scegli quello che più ti piace ed usalo per organizzare al meglio gli impegni e avere un piano chiaro e concreto del da farsi.
Quinto passo: mantenere
Consolida i miglioramenti che stai facendo, congratulati con te stesso e mantienili! Dicono che bastano 21 giorni per consolidare una nuova abitudine: basta essere costanti e tenerla tutti i giorni. Impegno, quindi, dimostra a te stesso che sai mantenere la parola. E motivazione: ora che hai il controllo delle tue giornate ti senti sicuramente meglio, questo ti motiva a continuare così.
Qualche trucco per mantenere? Impara a delegare le cose che possono fare altri e che per te non sono fondamentali, impara a dire di no quando sei in difficoltà (meglio un no detto subito che un impegno non mantenuto o posticipato all'infinito), schermati dallo stress (fa lavorare peggio e rovina l’umore), elimina le attività non necessarie e inappropriate.
Sesto passo: controllare e…festeggiare
Dopo qualche settimana fai un controllo dei tuoi progressi:
- Quante volte in più hai rispettato le scadenze rispetto al passato?
- Quante attività sei riuscito a concludere?
- Quali abitudini sei riuscito a modificare?
- Quante giornate lontane dallo stress guadagnate?
Ecco, ora puoi pianificare i prossimi step per migliorare ancor di più la tua abilità nel Time Management, raggiungendo il tuo obiettivo. E ora festeggia, che te lo meriti! Sei andato alla grande.
Di seguito ti proponiamo ulteriori articoli legati al tema del Time Management e dell'organizzazione efficace delle attività:
- Priority Management: la gestione delle priorità
- Gestione del tempo: i 6 segreti della focalizzazione
- L’arte di organizzare astutamente la propria agenda
- Delega: essere più efficienti collaborando con gli altri
- Delega: fasi e regole del gioco
- Dalla gestione del tempo alla tensione del tempo
Per imparare a gestire il tuo tempo in modo più efficace, consulta i nostri corsi dedicati oppure contattaci per sviluppare il tema nella tua azienda.
Articolo di Eleonora Mauri
