Gestire il tempo con efficacia è un'abilità essenziale nel business. Tanti elementi competono per la nostra attenzione - e-mail, riunioni, viaggi, vita sociale e familiare - ed è facile sentirsi sopraffatti. Se non gestiamo bene il nostro tempo, potremmo facilmente perdere energie e la qualità del nostro lavoro ne risentirebbe. Ma se impariamo a prendere delle decisioni che ci consentano di ricavare il tempo necessario, siamo più propensi a svolgere i nostri compiti al massimo livello.
Cegos ha recentemente lanciato un corso di Time Management come parte della nostra Collezione #UP. Nel programma esaminiamo quattro aree cruciali:
Pianificare le priorità della settimana
Molti di noi hanno una “to do list” che si riempie rapidamente con un mix di compiti importanti e meno importanti. Avere così tante cose sulla lista può portare ad un alto livello di ansia o scoraggiamento, quindi è importante dare le giuste priorità al carico di lavoro, discriminando ciò che deve essere fatto ora da ciò che può aspettare o può essere delegato ad altri. Si dovrebbe anche lasciare spazio per affrontare eventi imprevisti che inevitabilmente si verificheranno durante la giornata.
Gestire le richieste urgenti
Non importa quanto bene pianifichiamo il nostro programma, ci sarà sempre chi cercherà urgentemente la nostra attenzione su un problema. La tentazione è dire "sì" a tutti perché ovviamente non si vuole rischiare di deludere nessuno. Ma questo atteggiamento può causare stress e avere un effetto negativo sulla capacità di lavorare in modo produttivo. Invece, è importante imparare a gestire le richieste in modo da mantenere buoni rapporti con colleghi e clienti ed evitando le conseguenze negative. Imparare a dire "no" diplomaticamente aiuta, così come rinegoziare una tempistica realistica o il risultato finale.
Evitare il sovraccarico
Gli inevitabili problemi di una cattiva gestione del tempo sono il sovraccarico di lavoro e lo stress. Anche con una buona gestione del tempo appaiono occasionalmente momenti di pressione, quindi è bene imparare a gestire tali situazioni quando si presentano, come avere un 'kit di emergenza' pronto ad alleviare la situazione quando raggiungi questo punto. Il kit può includere la riorganizzazione delle riunioni, la richiesta di una proroga della scadenza o una revisione della to do list. È inoltre possibile adottare misure per mantenere alti livelli di energia con "strategie anti-fatica" e rituali zen-performance. Detto questo, è comunque sempre importante evitare a priori il sovraccarico.
Produrre lavoro di alto valore
Una buona pianificazione e gestione del tempo aiutano a sviluppare la creativitàe migliorare costantemente le performance. Lasciare tutto all'ultimo minuto e completare il compito in preda al panico ha ovviamente l'effetto opposto, ma è una situazione comune per professionisti sempre molto impegnati. Quando si pianificano progetti complessi, è bene suddividere ogni attività in passaggi chiaramente definiti, in modo da poter visualizzare la strada da percorrere e dilazionare il lavoro di conseguenza. L’ansia aumenta davanti compiti complessi perché spesso ci lasciamo sopraffare dalla situazione. La pianificazione del percorso diviso in blocchi di attività di dimensioni ridotte consente di visualizzare l'attività in modo più realistico e quindi meno stressante.
Una buona gestione del tempo ci aiuta a rimanere concentrati e a mantenere un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata. Per quelli di noi costantemente schiacciati da pressioni e scadenze strette, la strada verso la libertà sta nel cambiare le abitudini in modo incrementale, il che è molto meno difficile di quanto immaginiamo.
Il corso "Time management: riappropriarsi del proprio tempo" della Collezione #UP approfondisce queste tematiche per sviluppare le competenze necessarie per un time management efficace. Il programma, 100% digitale, prevende una elevata interazione e l’allenamento concreto on-the-job delle competenze acquisite. I percorsi prevedono anche una formazione personalizzata per colmare eventuali lacune su specifiche tematiche, per far si che la formazione sia quanto più possibile completa e accurata.
